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Selbständige und Unternehmer

E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt auch E-Mails mit steuerlichem Bezug verlangen, soweit diese den Charakter von Handels- und Geschäftsbriefen erfüllen.
25. September 2025 | Modernes Marketing

Foto KI-generiert

Auch E-Mails können zu den aufbewahrungspflichtigen Handels- und Geschäftsbriefen zählen. Der Bundesfinanzhof hat in einem Urteil zur Dokumentation von Konzernverrechnungspreisen klargestellt, dass nicht nur die Ein- und Ausgangsrechnungen aufbewahrungspflichtig sind. Stattdessen ist die gesamte, den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz aufzubewahren, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts bezieht. Auf die Form kommt es dabei nicht an - auch Fernschreiben, Telegramme und insbesondere E-Mails sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig. Das gilt jedenfalls insoweit, als die E-Mail selbst - und nicht lediglich ihr Anhang - rechnungslegungsrelevante Informationen enthält. Ansonsten ist lediglich der Anhang aufzubewahren.

Das Finanzamt ist daher im Rahmen einer Außenprüfung grundsätzlich auch berechtigt, vom Unternehmer sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Allerdings haben die Kontrollrechte des Finanzamts auch ihre Grenzen, denn ein Gesamtjournal aller E-Mails, das das Finanzamt im Streitfall ebenfalls haben wollte, darf es nicht verlangen. Das gilt zumindest dann, wenn das Gesamtjournal erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E-Mails enthalten würde, die keinen steuerlichen Bezug haben. Dafür gibt es keine Rechtsgrundlage, und damit ist eine solche Forderung des Finanzamts rechtswidrig.


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